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Quali sono le abitudini che migliorano la produttività?

Quali sono le abitudini che permettono di rendere meglio al lavoro, di essere più efficienti, produttivi o creativi? Non esiste una regola, ognuno ha le sue, ma statisticamente in genere alcune abitudini possono essere di maggior valore. Eccone alcune!

Abitudini, atti ripetuti fino a quando diventano parte integrante del proprio ritmo vitale e professionale. Quali sono le abitudini che permettono di rendere meglio al lavoro, di essere più efficienti, produttivi o creativi? Non esiste una regola, ognuno ha le sue, ma statisticamente in genere alcune abitudini possono essere di maggior valore di altre ed essere utili a un maggior numero di persone anche se in contrasto fra loro. Eccone alcune.

Etica del martellare

Lavorare, lavorare, lavorare tanto. Marissa Mayer fu la prima amministratrice delegata di Yahoo e successivamente ingegnere a Google. In un’intervista ha dichiarato di essere arrivata a lavorare 130 ore a settimana (più di 18 ore al giorno su 24, 7 giorni su 7, sabato e domenica inclusi), molti altri come lei: Jeff Immelt, CEO della General Electric, ha lavorato 100 ore a settimana per 24 anni consecutivi, Ursula Burns, CEO della Xerox, si sveglia alle 5.15 e esce dal suo ufficio dopo la mezzanotte.

Etica del lavorare meno e seguire la propria soglia di produttività. Scott Maxwell di OpenView, società di investimenti, realizzò che oltre una certa soglia di ore diventava inutile lavorare, stabilendo che il proprio picco di produttività crollasse dopo le 40 ore settimanali (8 ore al giorno per 5 giorni su 7). Applicò questa curva di produttività agli increduli dipendenti: basta lavorare il weekend, basta lavorare la notte, quando si va in vacanza non si chiama in ufficio e non si controllano le mail. Disse ai suoi dipendenti: «Non è che voglio farvi vivere in maniera più equilibrata. È solo che lavorando meno ore porterete a termine più cose.» Ha senso? Secondo Maxwell ce l’ha: chi lavora troppo tende a distrarsi di più, prende cattive decisioni e commette molti più errori impiegando ulteriore tempo, energie mentali ed emotive per risolverli e sciogliere le situazioni di stress che ne derivano. In sostanza conta il raggiungimento degli obiettivi prefissati più che il tempo impiegato a raggiungerli.

Assecondare le proprie passioni

Ricreare lo spazio per l’esercizio della propria intelligenza emotiva, fare spazio, ricreare il vuoto, lasciarlo libero di esprimersi. Questa è l’esperienza di Marco Tronchetti Provera, CEO di Pirelli ed ora vice-presidente e di Luca Maestri (CFO di Apple).

Svegliarsi presto

Un must fra i CEO. Fin da piccoli veniamo invitati dai genitori a lasciare il caldo tepore del piumone nonostante le nostre rimostranze. Alzarsi presto tende a far funzionare la mente in modo diverso e a raggiungere più obiettivi nel periodo più produttivo della giornata. Presto non significa alle 7, ma, 7 giorni su 7: alle 3,30 per Sergio Marchionne, alle 3,45 per Tim Cook (CEO di Apple), alle 4,30 per Luca Maestri, alle 4,30 per Robert Iger (CEO di Disney), alle 5,30 per Jack Dorsey (CEO di Twitter) e alle 4,30 per Padmasree Warrior (CTO di Cisco).

Fare attività fisica, possibilmente appena svegli. Inietta produttività, ossigeno al cervello e libera dalle tossine.

Fermarsi, meditare. Fermare la mente nella sua irrefrenabile corsa, lasciarla a secco, svuotarla, metterla mezz’ora in rimessaggio per consentire di recuperare concentrazione e vuoto incanto.

Smetterla con le riunioni inutili ma senza evitare il confronto

Ore di telefonate, di confronti senza porsi obiettivi, obbligano comunque a riscrivere tutto e a rifocalizzare, con un doppio dispendio di tempo inutile. Molte delle riunioni di persona o telefoniche sono inutili, impediscono la concentrazione, distolgono dall’obiettivo della giornata e possono essere semplicemente sostituite con una mail. Senza contare i ritardi altrui alle riunioni, le generalità preconfezionate, il dilungarsi su altro. Se fai una riunione stabilisci prima una serie domande a cui deve essere data una risposta nella riunione o nella call e alla fine avrai ottenuto un risultato. Se puoi imposta anche un limite di tempo. Questo genera efficienza e produttività. Quando fai una riunione, anche se è attraverso Skype, guarda in faccia l’interlocutore. E, a volte, ignora il modus operandi dell’intransigenza di cui sopra e lasciati libero di vagare nel confronto del networking, Jobs disse a riguardo: «Nella nostra epoca di network si è tentato di pensare che le idee si possano sviluppare per e-mail e iChat. È assurdo. La creatività è un prodotto degli incontri spontanei, delle conversazioni fortuite. Ci si imbatte in qualcuno, gli si chiede che cosa sta facendo, si dice ehi, che bello, e da questo in breve nascono le più svariate idee. Se un edificio non incoraggia questo, molta dell’innovazione e della magia che nasce dalla fortuna va perduta», e ancora, Luca Maestri (CFO di Apple): «noi non abbiamo piani d’emergenza per la fine del mondo, non costruiamo bunker. Per noi la parola chiave è “engage”: confrontarsi, discutere, spiegare, cercare di convincere».

Evitare il multitasking e non farsi distrarre

Scrivere e nello stesso tempo lasciarsi bombardare dalle notifiche delle mail, di Skype, di WhatsApp, degli SMS, dalle telefonate, non è produttivo, non è efficiente, rende impossibile la concentrazione. Dedicare un tempo prestabilito e fisso a queste cose rende più efficaci se si è in una posizione prettamente operativa che richiede la massima concentrazione. Si possono usare software di contenimento, si possono disattivare tutte le notifiche, usare la modalità aereo e ogni tanto spegnere il cellulare, in fondo, sono sicuro che per qualche ora il mondo va avanti anche senza di noi :).

Organizzarsi per tempo

Il solo organizzare la sera il lavoro del giorno dopo è importante, riordina le idee e fa risparmiare tempo.

Adottare un unico modello di abbigliamento, evitando così l’esaurimento dell’io (ciascuna singola scelta comporta un dispendio energetico all’interno di un lasso di tempo dall’energia non infinita). Vestirsi sempre uguale evita perdite di tempo, stress da decisione e rende iconici: jeans scuri, t-shirt grigia e infradito per Mark Zuckerberg, maglione blu o nero e jeans per il nostro Marchionne, jeans e maglioncino a collo alto nero per Steve Jobs, un impeccabile completo ogni giorno per Barack Obama. Comprati in serie a pacchi e dislocati sistematicamente in tutte le residenze. Mark dice: «Voglio che la mia vita sia semplice, di modo che debba prendere meno decisioni possibili eccetto quelle che servono a migliorare questa comunità. Esistono una serie di teorie psicologiche secondo le quali compiere anche le più piccole decisioni – cose tipo che vestiti indossare, o cosa mangiare per colazione – in pratica contribuiscono a renderti più stanco, perché consumano energia. Mi trovo nella posizione davvero fortunata di uno che si sveglia la mattina e contribuisce a dare una mano a più di un miliardo di persone: mi sembrerebbe di non stare facendo il mio lavoro, se spendessi le mie energie su aspetti sciocchi o frivoli della mia vita. In questo modo, posso concentrare tutti i miei sforzi nel progettare i servizi migliori» e ancora Luca Maestri sull’adottare un abbigliamento informale al di là delle apparenze: «io ho vissuto tutta la mia vita in giacca e cravatta, ma quando ti rendi conto che si può stare senza, beh, ti senti molto meglio, e inizi a ragionare sul perché ci si metta la giacca e la cravatta. E effettivamente non c’è una buona risposta». Look e glamour: what?

Non esistono formule magiche, ma nulla ci vieta di provare qualche abitudine per riscontrare se fa per noi

Alcune fra queste, o una di tua invenzione ;).

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